Tips en advies

Wil jij een idee uitwerken en een projectvoorstel schrijven? Tof! Om je op weg te helpen, hebben we een aantal tips voor je. Lees ook goed de spelregels door.

  • Stuur je als particulier een projectvoorstel op? Log dan in met je eigen DigiD op het subsidieloket van Gemeente Maastricht. De link naar het projectformulier vind je vanaf 19 augustus op Een projectplan indienen.
  • Stuur je namens een organisatie een projectvoorstel in? Log dan in met eHerkenning, betrouwbaarheidsniveau 2. Heb je betrouwbaarheidsniveau 2 nog niet aangevraagd? Vraag deze dan op tijd aan via www.eherkenning.nl.
    De aanvraag kan tot 2 weken duren. 
  • Het projectformulier vul je online in. Zo kan Team Burgerbegroting alle aanvragen hetzelfde verwerken. Lukt online invullen niet? Vraag hulp aan bekenden. Als dat niet lukt, bel je Team Burgerbegroting op 043-350 47 47. 
  • Kijk alvast in het algemeen reglement 2024 om te zien waar je project aan moet voldoen. Zie artikel 4, lid 5. Het algemeen reglement 2024 vind je onderaan de pagina Spelregels
  • Je kunt het projectformulier tussendoor opslaan. Klik daarvoor op de knop ‘Opslaan’ in het projectformulier.
  • Hoe eerder je indient, hoe eerder je tips en feedback krijgt. Dus wees er snel bij.

Met het projectformulier krijgen we beter inzicht in:

  • waar het project over gaat en waarom het past in de Burgerbegroting
  • de fasen van het project / de tijd die nodig en beschikbaar is
  • het gevraagde budget en hoe dit wordt besteed
  • de organisatie van het project en de activiteitenplanning
  • wie erbij betrokken is en wie nog geïnformeerd moet worden.

Tips en adviezen per onderdeel en per thema lees je hieronder. 

Kies een thema 

Denk goed na onder welk thema je project valt en maak een keuze. Als je projectidee binnen meerdere thema’s past, kies dan het belangrijkste thema. Het is niet mogelijk om je projectvoorstel onder meerdere thema’s in te dienen. Zie ook het algemeen reglement 2024, artikel 4, lid 5. 

Gegevens initiatiefnemer

Bij dit onderdeel vul je de naam, adres en e-mailadres van de initiatiefnemer in. Je geeft ook aan of je het project zelf uitvoert. Als je je project indient namens een organisatie, vragen we om e-herkenning. 

De initiatiefnemer is contactpersoon voor de gemeente en verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie tijdens de adviesronde (ronde 2) en de uitvoeringsronde (ronde 4). Als je het project niet zelf uitvoert, laat ons dan weten wie het project wel gaat uitvoeren. Of waar je hulp bij nodig hebt, zodat wij als gemeente kunnen kijken of en hoe we je kunnen helpen. Bedenk vooraf ook goed wie het geld ontvangt als jouw project gekozen wordt. 

Het project

In dit onderdeel worden heel wat vragen gesteld. Daardoor weten wij goed wat jouw projectidee is.  Ook kunnen we beter advies geven en gaat de uiteindelijke beoordeling beter. In elk uitklapveld vind je tips en adviezen.

  • Vul de naam van je project in en geef een korte beschrijving. Tips voor dit onderdeel zijn:

    • Denk goed na over je project voordat je begint met schrijven.
    • Beschrijf eerst voor jezelf op een A4-tje wat je projectidee is. Maak dan een samenvatting van 250 woorden voor het projectformulier.
    • Hoe concreter je beschrijving, hoe beter! Let erop dat je voor de beschrijving maximaal 250 woorden kunt invullen.  En voor de korte samenvatting 60 woorden. De samenvatting komt op de website. 
    • Schrijf kort en bondig en formuleer zo helder en duidelijk mogelijk.
    • Zorg voor een pakkende naam, want deze wordt overal gebruikt. Bijvoorbeeld op de website en tijdens het slotevent.
  • Omschrijf kort wat je wilt bereiken met jouw project, in welke wijk het project plaatsvindt, wie de eigenaar van de projectlocatie/grond is, welke valkuilen je ziet en op welke manier het project bijdraagt aan jouw wijk of de stad.

  • We vragen je om beeldmateriaal te uploaden dat we mogen gebruiken voor communicatie over jouw project. Dit kan bijvoorbeeld beeldmateriaal van de locatie zijn of een tekening van je plan. 

    • Zorg dat de foto’s rechtenvrij zijn. Als je zelf foto’s maakt en er staan mensen op, dan moeten zij toestemming geven.
    • Upload maximaal 5 bestanden.
    • Stuur beeldmateriaal van hoge kwaliteit in. Dit betekent minimaal 1 MB en maximaal 5 MB per foto.
    • Liefst jpg, jpeg of png-bestanden.
  • Als je een idee voor de wijk hebt, is het belangrijk om met buurtbewoners te spreken over jouw projectidee. Vooral als er iets in de openbare ruimte verandert, bijvoorbeeld de aanleg van een jeu de boulesbaan. Je vraagt buurtbewoners het draagvlakformulier in te vullen. Zo zie je wie positief, neutraal en negatief tegenover jouw projectvoorstel staan. Het ingevulde document voeg je toe als je vanaf 19 augustus je project indient.

    Als je draagvlak hebt voor je project, zorg je voor steun van buurtbewoners. En mensen voelen zich gehoord. Zij worden niet overvallen door een besluit. Het draagvlakformulier kun je downloaden onderaan de pagina Spelregels

  • In dit onderdeel maak je in een aparte bijlage een inschatting van de kosten die nodig zijn om jouw plan voor elkaar te krijgen. Deze bijlage zit in het projectformulier. Maak per onderdeel een inschatting van de kosten die belangrijk zijn en vul een bedrag in. Geef per kostensoort een beschrijving waar het budget aan wordt besteed: 

    • Onderhouds- en beheerkosten: bijvoorbeeld de controle van een speeltoestel, het onderhoud van een traplift, of het beheer van groenprojecten met bloemen en planten. Houd rekening met eventueel jaarlijks terugkerende kosten. Vul daarnaast in wie het beheer gaat verzorgen. En bedenk voor hoeveel jaar je beheer wilt meenemen. 
    • Werkbudget: bijvoorbeeld de aanschaf van planten of alles wat nodig is voor een buurtfeest (inhuur kramen, podia, springkussen enzovoorts).
    • Personeelsbudget: bijvoorbeeld het inhuren van beveiliging bij een evenement.

    Er wordt ook een post onvoorziene kosten van 10% opgenomen. Excel berekent deze post automatisch nadat je de overige kosten zelf hebt ingevuld. Je hoeft deze post dus niet zelf in te vullen. 

    Het totaalbedrag inclusief 10% onvoorziene kosten vul je apart in het projectformulier in. Let op dat je niet meer dan het totaalbudget per thema nodig hebt. 

  • Projecten moeten binnen 12 maanden na de financiële bijdrage uit Burgerbegroting Maastricht uitgevoerd worden. Daarom vragen we in dit laatste onderdeel of dit haalbaar is voor jouw project. Ook vul je een voorlopige planning in. Deel je project op in projectfasen en probeer zo concreet mogelijk te bedenken hoeveel tijd iets kost. Vul vervolgens de planning per maand in.

    Daarnaast is het belangrijk om te bedenken wat verder nodig is om het project te kunnen uitvoeren. Misschien moet je een vergunning aanvragen? Heb je vrijwilligers nodig? Moet er een bouwtekening worden gemaakt? Dit beschrijf je in 250 woorden. 

  • De projecten van Farèn Sallak (Water Pas) en Cynthia Rondags (Natuurontdekplek Terra Sigillata) werden in 2022 gekozen en zijn in 2023 uitgevoerd.

    Farèn en Cynthia hebben de volgende tips: 

    • Kijk goed naar bestaande regelingen, zoals korting voor verenigingen.
    • Vraag offertes aan bij de juiste persoon of organisatie.
    • Praat met indieners van soortgelijke projecten uit de vorige ronde. En doe er je voordeel mee!
    • Durf te dromen.
    • Denk buiten de lijntjes.
    • Informeer vooraf omwonenden goed en geef aan waar ze terecht kunnen met vragen.
    • Vier je succes!
  • Gaat jouw projectidee over een kunstwerk (bijvoorbeeld beelden, mozaïeken, en muurschilderingen in parken en pleinen), hou dan rekening met het volgende: 

    • Upload beeldmateriaal van het kunstwerk: het schetsontwerp, een foto of ander soort media waarop de adviescommissie Kunst in de Openbare Ruimte haar advies kan baseren.
    • Beeldmateriaal van de gewenste locatie met de exacte locatie-aanduiding.
    • Neem in het projectformulier ook de kosten op voor onderhoud. Zolang het kunstwerk eigendom is van de initiatiefnemer, is de initiatiefnemer verantwoordelijk voor onderhoud en veiligheid. 
  • Wil je een buurtfeest, rommelmarkt of ander klein evenement organiseren? Dan moet je dat melden bij de gemeente. Voor grotere evenementen en evenementen in het centrum van Maastricht moet je meestal een vergunning aanvragen. Regel dit vooraf. Als je project uitvoerbaar is maar niet gekozen wordt tijdens het slotevent, kun je het altijd afmelden. Lees alles wat je moet weten op Evenement organiseren, melding en vergunning | Gemeente Maastricht

    Als een feest binnen (bijvoorbeeld in een zaal) plaatsvindt, moet de organisator zich houden aan de gebruiksmelding/-vergunning van het pand. Daarin staat onder andere omschreven hoeveel mensen maximaal aanwezig mogen zijn.

    Als je een pand huurt - van bijvoorbeeld een Woningbureau - en daar bijvoorbeeld een ontmoetingsruimte mooier wilt maken of de tuin wilt verfraaien, dan heb je toestemming nodig van de eigenaar. 

    Je kunt niet voor hetzelfde project van verschillende subsidieregelingen gebruik maken.

  • Denk na over de locatie van jouw groenproject en maak een schets 

    Een schets is voor elk groenproject onmisbaar. Op een schets geef je aan wat de gewenste locatie van jouw project is en wat je wil doen aan de indeling. Door het maken van de schets krijg je zelf een beter beeld wat het project inhoudt en kun je dit ook beter uitleggen aan anderen. De schets wordt gebruikt om een inschatting te maken wat nodig is qua materiaal-, personeel- en beheerkosten. 

    De volgende stap is dat er een ontwerp wordt opgesteld. Dit ontwerp wordt gemaakt door een landschapsarchitect van de Gemeente Maastricht. De landschapsarchitect is gespecialiseerd in het maken van ontwerpen, plannen en omvormen van de openbare ruimte zoals, parken, sportvelden en straten. 

    Geef op de schets aan waar het project gaat plaatsvinden. Probeer dit tot in detail aan te geven en liefst op schaal. We begrijpen dat het lastig is om de omgeving van het project goed weer te geven. Toch helpt het ons enorm wanneer je op de schets de volgende onderdelen weergeeft:

    • huidige situatie (elementen zoals bomen, straten en wandelpaden, banken, muren et cetera) 
    • de nieuwe onderdelen uit je project die je wenst toe te voegen (bijvoorbeeld: het aanplanten van een boom in een parkeervak)
    • werk met een kleurlegenda.

    Bekijk hieronder een voorbeeldschets.

    Voorbeeld schets Burgerbegroting

    Denk na over hulp voor de uitvoering van jouw project 

    Heb je hulp nodig bij het vergroenen van jouw buurt? De gemeente Maastricht en het Centrum voor Natuur- en Milieueducatie Maastricht (CNME) geven advies en bieden ondersteuning bij de uitvoering van jouw project. 

    Denk bij de inzet van CNME aan het aanleggen van een bloemenweide. CNME kan jou adviseren over de keuze voor een mooi bloemenmengsel en de geschikte zaaitijd. Tevens kunnen ze ondersteunen bij het voorbereiden van de aarde voor het inzaaien van de bloemenmix. 

    Denk bij de inzet van de gemeente aan het maken van een technisch ontwerp voor het vergroenen van een plein. Onder een plein liggen kabels en leidingen. Het technisch ontwerp houdt rekening met bestaande elementen zoals lampen, kabels en leidingen, maar kijkt ook waar het mogelijk is om te vergroenen. 

    Denk vooraf al na waar je hulp bij nodig hebt. Denk ook alvast na hoeveel uur inzet je nodig denkt te hebben. Dit is lastig, maar het helpt ons om een beter beeld te krijgen van de vraag. 

    Denk na over het beheer en onderhoud van jouw groenproject

    Beheren en onderhouden betekent zorg en verantwoordelijkheid ervoor dragen. De gemeente beheert voor een groot deel de openbare ruimte. Dat betekent dat de gemeente verantwoordelijk is en zorg draagt voor bijvoorbeeld de bestrating in de stad en het onderhouden van het aanwezige groen. We zien bij de Burgerbegroting ook projecten waar het beheer van groen wordt overgenomen door initiatiefnemers. Dit betekent dat je een stukje beheer van de gemeente overneemt en daar zorg voor draagt. Dat is natuurlijk superleuk en moedigen we aan! Het is wel belangrijk dat je je als initiatiefnemer bewust bent van de verantwoordelijkheid en de kosten. 

    Als je besluit om jouw groenproject zelf te beheren, raden we je aan duidelijke afspraken te maken met jouw mede-zelfbeheerders. Beheren doe je namelijk niet alleen. Zorg dat je minimaal 3 mensen uit de buurt verzamelt die jouw project mee-beheren. En denk alvast na wie het 1e aanspreekpunt is voor beheer van het project. Team Burgerbegroting kan hiernaar vragen. 

    Belangrijk bij zelfbeheer van openbaar groen is dat je dit meldt bij Mijn Groen Maastricht via de knop 'Aanmelden voor zelfbeheer'. Door je aan te melden, voorkom je dat de hoveniers van de gemeente aan de slag gaan met het groen dat jij onderhoudt.

    Neem ook eens een kijkje in de folder ‘vergroening tuinen en boomspiegels’ van CNME en de infotheek van CNME. Hier vind je veel nuttige informatie.

  • Als je met jouw project 1 of meerdere speeltoestellen aanvraagt, kijk dan eens op onderstaande websites. Dit zijn leveranciers waarmee Gemeente Maastricht een samenwerking heeft. Je kunt het aanbod zien, je keuze bepalen en kijken wat een speeltoestel kost.