Tips en adviezen voor het schrijven van je projectvoorstel

Ben jij van plan een projectvoorstel in te dienen? Deze moet je online indienen.

Waarom werken we met een digitaal projectformulier?

Zo worden formulieren op dezelfde manier ingevuld waardoor het voor ons het beste te begrijpen en verwerken is.
We krijgen een beter inzicht in:

- waar het project over gaat en waarom het past in de Burgerbegroting
- de fasen van het project / de tijd die nodig en beschikbaar is
- het gevraagde budget en hoe dit wordt besteed
- de organisatie van het project en de activiteitenplanning
- wie erbij betrokken is en wie nog geïnformeerd moet worden.

Persoonlijke gegevens

In dit onderdeel vul je je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer in. Ook geef je door of je jouw project namens een stichting indient.

Het idee

In dit onderdeel worden heel wat vragen gesteld. We stellen deze, omdat we daardoor een beter beeld krijgen bij het project. Ook kunnen we beter advies geven en gaat de uiteindelijke beoordeling beter.

Eerst vul je in welke naam jouw project krijgt en geef je een korte beschrijving. Zorg voor een pakkende naam, want deze wordt overal gebruikt. Bijvoorbeeld op de website en tijdens het slotevent. Tips voor dit onderdeel zijn:

Denk goed na over je project voordat je begint met schrijven

Beschrijf eerst voor jezelf op een A4-tje wat je projectidee is. Maak dan een samenvatting voor het projectformulier

Hoe concreter je omschrijving, hoe beter! Niet alleen voor de indiener maar ook voor de ontvanger

Schrijf kort en bondig en formuleer zo helder en duidelijk mogelijk

Let op het aantal woorden dat staat aangegeven (maximaal 250 woorden)
Daarna kies je onder welk thema je jouw project indient. Daarbij hebben we deze tips:

Denk goed na onder welk thema je project valt.

Het kan zijn dat een projectvoorstel binnen meerdere thema’s past

We vragen je te kiezen voor het belangrijkste thema. Het is niet mogelijk om je projectvoorstel onder meerdere thema’s in te dienen.

Zie ook het algemeen reglement 2023, artikel 6

Je omschrijft kort wat je wilt bereiken met jouw project, in welke wijk het project plaatsvindt, op welke manier het project bijdraagt aan de wijk of stad, wanneer je tevreden bent en of je het project zelf uitvoert. Als je het project niet zelf uitvoert, is het belangrijk dat je ons laat weten wie het gaat uitvoeren.
We vragen je om beeldmateriaal te uploaden dat we mogen gebruiken voor communicatie over jouw project. Dit kan bijvoorbeeld beeldmateriaal van de locatie zijn of een tekening van je plan. We hebben de volgende tips:

Zorg dat de foto’s rechtenvrij zijn. Als je zelf foto’s maakt en er staan mensen op, dan moeten zij toestemming geven.

Stuur maximaal 5 bestanden

Stuur beeldmateriaal van hoge kwaliteit in. Dit betekent minimaal 1 MB en maximaal 5 MB per foto.

Liefst jpg, jpeg of png-bestanden

Draagvlak bij buurtbewoners

Als je een idee voor de wijk hebt, is het belangrijk om met buurtbewoners te spreken over jouw projectidee. Vooral als er iets in de openbare ruimte verandert, bijvoorbeeld de aanleg van een jeu de boulesbaan. Je vraagt aan buurtbewoners of zij je plan ondersteunen. Waarom is dit belangrijk?

Alle neuzen staan dezelfde kant op
Je zorgt voor een projectvoorstel dat steun heeft van buurtbewoners
Mensen voelen zich gehoord. Ze worden niet overvallen door een besluit

Je kunt handtekeningen verzamelen van buurtbewoners. Belangrijk is om de naam van de mede-indiener/omwonende, het adres, de datum en een handtekening te verzamelen op een vel papier. Gebruik het draagvlakformulier daarvoor.

Begroting en kosten

In dit onderdeel maak je een inschatting van de kosten die nodig zijn om jouw plan voor elkaar te krijgen. Maak per onderdeel een inschatting van de kosten die belangrijk zijn en vul een bedrag in. Geef per kostensoort een beschrijving waar het budget aan wordt besteed:

Onderhouds- en beheerkosten: bijvoorbeeld de controle van een speeltoestel, het onderhoud van een traplift, of het beheer van groenprojecten met bloemen en planten
Werkbudget: bijvoorbeeld de aanschaf van planten of alles wat nodig is voor een buurtfeest (inhuur kramen, podia, springkussen etc.)
Personeelsbudget: bijvoorbeeld het inhuren van beveiliging bij een evenement

Er wordt ook een post onvoorziene kosten van 10% opgenomen.

Het is belangrijk dat je een goede inschatting van de kosten maakt en een totaalbedrag doorgeeft. Team Burgerbegroting neemt dit mee in jouw definitieve projectvoorstel.

Vul hele getallen in, geen getallen achter de komma

Geef per onderdeel een toelichting

Onderhoud- en beheerkosten: houd rekening met eventuele jaarlijks terugkerende kosten

Let op dat je niet meer dan het totaalbudget per thema nodig hebt

Planning en uitvoering

In dit laatste onderdeel vragen we of jouw project in 1 jaar tijd gerealiseerd kan worden. Dit is een van de projectcriteria. Ook vragen we je om een voorlopige planning in te vullen. Deel je project op in projectfasen en probeer zo concreet mogelijk te bedenken hoeveel tijd iets kost. Vul vervolgens de planning per maand in.

Daarnaast is het belangrijk om te bedenken wat verder nodig is om het project te kunnen realiseren. Misschien moet je een vergunning aanvragen? Heb je vrijwilligers nodig? Moet er een bouwtekening worden gemaakt? We vragen je dit in 250 woorden te omschrijven.

Tips van ervaringsdeskundigen

Farèn Sallak van project Water Pas en Cynthia Rondags van project Natuurontdekplek Terra Sigillata (Pottenberg) vertelden over hun ervaringen met de Burgerbegroting. Hun projecten werden in 2022 gekozen en zijn dit jaar gerealiseerd.

Kijk goed naar bestaande regelingen zoals bijvoorbeeld korting voor verenigingen

Vraag offertes aan bij de juiste persoon of organisatie

Praat met indieners van soortgelijke projecten uit de vorige ronde. En doe er je voordeel mee!

Durf te dromen

Denk buiten de lijntjes

Informeer vooraf omwonenden goed en geef aan waar ze terecht kunnen met vragen

Vier je succes!

En dan nu… indienen

Als je alles hebt uitgedacht, kun je het digitale projectformulier invullen en indienen. Dat doe je via deze pagina. Nadat je je project hebt ingediend, krijg je van ons een bevestiging per e-mail. Check ook je spambox. Wacht na ontvangt van je e-mailbevestiging rustig af tot wij ons bij jou melden.

Veel succes!